Formulaire de consentement de toilettage

Groomi donne à votre salon un formulaire d’ouverture de dossier en ligne. Le nouveau client y entre ses coordonnées et celles de son animal, répond à vos questions et signe vos documents, comme un consentement de toilettage, au doigt ou à la souris. La demande arrive dans les notifications de Groomi et vous créez le dossier en un clic. Un client existant peut aussi recevoir un lien pour signer.

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Ce que le formulaire recueille

Le client

Prénom, nom, courriel, téléphone et son type (cellulaire ou fixe), adresse, ville et code postal. Un deuxième numéro est possible, avec une case pour recevoir aussi les textos.

Chaque animal

Espèce (chien, chat, autre), race et croisement, nom, photo, date de naissance, sexe, poids en livres ou en kilos, type de pelage, stérilisé ou non, allergies, problèmes de santé et médicaments. Le client ajoute autant d’animaux qu’il en a.

Vos questions

Ajoutez vos propres questions, en sept formats : texte court, paragraphe, choix unique, choix multiple, liste déroulante, date ou nombre. Rendez-les obligatoires ou non, limitez-les à une espèce, et posez-les une fois par animal quand la réponse change d’un animal à l’autre. Glissez les questions pour changer leur ordre.

Des documents signés en ligne

Rédigez vos propres documents, avec leur titre et leur contenu : consentement au toilettage, politique d’annulation, frais de retard, autorisation de photos. Ils s’affichent au bas du formulaire, dans l’ordre que vous choisissez.

Signature obligatoire : le client dessine sa signature au doigt sur un téléphone ou une tablette, ou à la souris sur un ordinateur. Il ne peut pas envoyer le formulaire sans signer.
Case facultative : pour un consentement que le client peut refuser, par exemple recevoir vos promotions. Pas de signature, et le formulaire part même si la case reste vide.

Groomi garde la signature avec l’adresse IP, la date, l’heure et une copie du texte tel qu’il était au moment de la signature. Si vous modifiez un document plus tard, la version signée ne change pas.

Votre formulaire, à votre image

Donnez un titre au formulaire, un texte d’introduction et le message que le client voit une fois sa demande envoyée. Activez ou désactivez le formulaire en tout temps.

Chaque salon a l’adresse de son formulaire. Partagez-la sur votre site, votre page Facebook, dans votre message d’accueil ou par texto, avant le premier rendez-vous : le client remplit tout chez lui, et vous gagnez du temps au comptoir.

De la demande au dossier

Chaque demande arrive dans les notifications de Groomi, et un courriel vous avertit si l’adresse courriel du salon est renseignée. Le client qui a donné son courriel reçoit un accusé de réception.

Chaque demande est en attente, traitée ou archivée. En la traitant, vous créez la fiche du client et celles de ses animaux, numéros de téléphone compris. Si un client avec le même courriel ou le même numéro existe déjà, Groomi met sa fiche à jour plutôt que d’en créer une deuxième.

Les réponses à vos questions et les documents signés restent consultables dans la fiche du client.

Faire signer un client existant

Vos clients de longue date n’ont pas à remplir tout le formulaire. Depuis la fiche d’un client, cliquez sur « Demander des signatures » : Groomi prépare un lien vers vos documents seulement. Envoyez-le par courriel en un clic, ou copiez le lien pour l’envoyer par texto.

Le lien reste valide 30 jours. Une demande en cours peut être renvoyée ou annulée.
Le client signe sur son téléphone, sa tablette ou son ordinateur, puis voit un message de remerciement.
Vous recevez une notification quand il a signé, et la date de signature s’affiche dans sa fiche.

C’est la façon simple de faire signer une nouvelle politique d’annulation à toute votre clientèle.

Questions sur le formulaire de consentement

Comment le client signe-t-il ?

Il dessine sa signature au doigt sur un téléphone ou une tablette, ou à la souris sur un ordinateur. Un document peut aussi être une simple case à cocher facultative.

Que garde Groomi de la signature ?

La signature, l’adresse IP, la date et l’heure, et une copie figée du texte signé.

Mes clients actuels peuvent-ils signer sans tout remplir ?

Oui. Depuis la fiche du client, envoyez-lui un lien de signature, par courriel ou par texto. Il ne signe que vos documents, et le lien reste valide 30 jours.

Puis-je demander le carnet de vaccination ?

Vous pouvez ajouter vos propres questions au formulaire, par exemple sur les vaccins. Groomi n’a pas de suivi des vaccins dédié.

Où mes clients trouvent-ils le formulaire ?

Chaque salon a l’adresse de son formulaire. Partagez-la sur votre site, votre page Facebook ou par texto.

Que se passe-t-il si je modifie un document déjà signé ?

Les signatures passées gardent le texte d’origine. Pour faire signer la nouvelle version à vos clients actuels, envoyez-leur un lien de signature depuis leur fiche.

Le formulaire remplace-t-il la réservation en ligne ?

Non, il la précède. Le formulaire ouvre le dossier; une fois la fiche créée, le client peut demander ses rendez-vous sur votre page de réservation en ligne.

Où arrivent les demandes des nouveaux clients ?

Dans les notifications de Groomi, et par courriel si l’adresse du salon est renseignée. En traitant la demande, vous créez la fiche du client et celles de ses animaux.

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